Paberilt, Excelist ja erinevatest kaustadest ühtse süsteemini: Kose kodu muutis igapäevatöö sujuvaks SilverWise’iga

Kose kodu, mille igapäevast hooldust juhib hooldusjuht Agnes Heiskonen, pakub eakatele ööpäeva ringset hoolt Kose vallas. Usaldusväärsed rutiinid, selge kommunikatsioon ja järjepidev dokumentatsioon on kriitilise tähtsusega.

Enne SilverWise'i tugineti paberile, Excelile, seinatahvlitele, lipikutele ja isegi Facebooki grupile. Vahetuste vahel tekkinud "telefonimäng" tähendas, et nädalalõpuks ei saanud alati kindel olla, mis täpselt kokku lepiti või kust infot leida.

"Enne SilverWise'i oli ühe elaniku info laiali – Excelites, paberites ja erinevates kaustades. Kõik oli killustunud ja keeruline hallata. Nüüd on kogu info ühes kohas, kiiresti leitav ja igapäevatöö palju sujuvam."

Väljakutse

Killustatus ei olnud üksnes tülikas, vaid aeglustas ülevaate saamist ja tekitas pimedad nurgad. Agnes meenutab, et sageli kulus tohutult aega juba sellele, et aru saada, kas hooldusandmeid üldse hallati.

Hoolduspäevikute ja dokumentatsiooni jälgimine oli "äärmiselt ajamahukas" ning õdede, hooldajate ja juhtkonna vahel tekkisid vahel ka kommunikatsiooniprobleemid. Suulised kokkulepped ununesid päevadega. Pühapäevaks olid uuendused tihti puudulikud või ebaselged.

Miks valiti SilverWise

SilverWise ei olnud esimene platvorm, mida prooviti. Erinevuse tegi kiirus ja reageerimisvõime.

"Teistel platvormidel võttis muudatuste tegemine väga kaua aega. SilverWise'is ilmusid uued funktsioonid kiiresti, vahel juba järgmisel päeval. Tagasisidele reageeriti kiiresti ja arendustempo sobis meie vajadustega."

See andis kindluse, et tegelikud töövood leiavad kiiret tuge.

Kasutuselevõtt ja omaksvõtt

Üleminek SilverWise'ile kulges sujuvalt. Kuigi iga inimene kohaneb omas tempos, suurt vastuseisu ei tekkinud, suund digilahendustele tundus vältimatu.

Koolitusvajadus jäi tagasihoidlikuks: enamik funktsioone oli intuitiivne ja "korra näitamisest" piisas, et tööle hakata. Tulemused olid tuntavad juba esimesel päeval.

"Osakonniti hakati SilverWise'i kasutama praktiliselt kohe. Hommikul näitasime süsteemi ette ja juba õhtul küsiti, kas paberitega on nüüd lõpp."

See peegeldas nii lihtsat kasutust kui ka kergendust: tagasi paberile minna ei tahetud.

Kuidas SilverWise igapäevaselt töötab

SilverWise koondab ühte kohta elanike profiilid, hooldusplaanid, igapäevased hoolduspäevikud ja vahetuse aruandluse. Hommikune ülevaade on nüüd struktureeritud: juhid näevad kohe, mis on raporteeritud, ning saavad kontrollida näiteks asendimuutusi ilma toast tuppa tormamata.

Keskne teadete edastamine on asendanud seinatahvlid, suulised üleandmised ja Facebooki grupi – nii jõuab info ühtselt kõigi vahetusteni.

"SilverWise on toonud meie igapäevatöösse selguse ja struktuuri. Hommikul on kohe kiire ülevaade olemas. Näeme, mis on raportitesse kirja pandud ja kas inimeste asendeid on muudetud. Enam ei pea mööda tube jooksma. See ka distsiplineerib personali positiivselt – nad teavad, et nende tegevused on nähtavad ja hoolduskvaliteet tõuseb."

Mõju ja tulemused

Kõige märgatavam muutus on rahulik ja kindel päevaalgus. Kiire ülevaade tähendab, et juhid kulutavad vähem aega info otsimisele ja rohkem aega hoolduse suunamisele.

Kommunikatsiooniprobleeme esineb vahel endiselt, kuid need avastatakse ja lahendatakse tunduvalt varem, sest kõik liigub läbi ühe kanali. "Kohviplekkidega paberid" ja killustunud märkmed on minevik; pinge ja eksimused on vähenenud ning vastutus on selgem.

Meeskonnale olid kõige väärtuslikumad just hooldajate töövood: logimine, planeerimine ja aruandlus ilma paberita. Sama oluline on teadete moodul, mis asendas varasemad mitteametlikud kanalid ja tagab, et kõik saavad sama sõnumi.

Juhtkonna jaoks on võit see, et iga kirje on leitav mõne klikiga, mis tõstab ülevaadatavust ja kindlustunnet, et dokumentatsioon on täielik ja jälgitav.

Miks see töötas

• Intuitiivne kasutus võimaldas "näita korra" koolitust hooldustöötajatele.
• Kiire arendus ja tagasisidele reageerimine toetasid päris töövooge.
• Üks tõepunkt ühendas andmed ja suhtluse.
• Osakonniti juurutus andis juba samal päeval nähtavad võidud ja hoo.

Tulemus

Koondatud info tähendas vähem vigu ja kiiremaid vastuseid. Vahetuste koostöö muutus selgemaks ja järjepidevamaks, mis vähendas "telefonimängu" efekti.

Juhtimine sai läbipaistvama ülevaate, mis omakorda parandas ülesannete täitmist. Kõnekalt küsiti juba esimesel päeval, kas paber on "päriselt kadunud". Märk väiksemast stressist ja paremast meeleolust.

"Ükskõik, mida keegi küsib, kõik vajalik info on ühes kohas. Midagi ei pea enam erinevatest kaustadest või Excelitest taga otsima. See on tohutult aega säästnud ja vähendanud stressi."

Soovitus

"Jah, absoluutselt soovitaksin SilverWise'i ka teistele hooldekodudele. See teeb igapäevatöö tohutult lihtsamaks. Alguses võib uus süsteem tunduda harjumatu, aga edasi läheb juba ise. Kõik vajalik on ühes kohas."

Kui soovid näha, kuidas ühtne keskkond asendab killustunud tööriistad ja toob igapäevatöösse selguse, broneeri demo SilverWise'i kohta.