Kadunud failidest ühtse pidepunktini: Pärna Pansionaat viib igapäevase hoolduse SilverWise’iga ühte süsteemi

Pärna Pansionaadis vastutab hooldekodu juhataja Le Hussar meeskonna töö sujuvuse eest. Enne SilverWise'i oli see igapäevane komistuskivi: faile kirjutati üle või need kadusid sootuks, dokumendid olid laiali eri kohtades ja töötajad pidid paberit, Excelit ning käsitsi kirjutatud märkmeid taga ajama. Tänaseks on kõik vajalik ühes süsteemis ning segadused on kadunud.

Väljakutse

Meeskond toetus oma aja ära elanud süsteemile: hoolduspäevikud ja hooldusplaanid olid paberil, elanike andmed olid omaette kaustades, osa infot Excelis, osa käsitsi. "Üks ühes kaustas, teine teises."

Selline killustatus tähendas, et info ajakohasus oli ebaselge ja otsimine aeganõudev. Hooldustöötajatele tähendas see vähem aega elanike jaoks ja rohkem aega dokumentide tagaajamiseks.

SilverWise tõi nähtavale ka vajaduse selgete, tegutsemist toetavate töövoogude järele. Näiteks nõuded nagu tõstukiga tõstmise kohustus peaksid olema hooldajale nähtavad õigel hetkel õiges kohas, ilma et igapäevaseid rutiine andmete leidmiseks peaks kliendi põhiselt muutma. Lihtsuses peitub võti.

Miks valiti SilverWise

Pärna Pansionaat testis ka teisi lahendusi, kuid need sobisid pigem nendele kellel tugevam IT taip. SilverWise eristus, sest see on loodud hooldustiimile: lihtne õppida, lihtne navigeerida ja mugav kasutada ka neile, kelle arvutioskused ei ole väga tugevad.

"Otsustasime Silverwise'i kasuks, sest see on lihtne ja kasutajasõbralik. Testisime ka teisi tarkvarasid, kuid need olid pigem kontoritöötajatele, mitte hooldustöötajatele. Silverwise paistis silma oma lihtsuse poolest, seda saavad mugavalt kasutada ka need, kellel pole väga tugevaid arvutioskusi."

Kasutuselevõtt ja omaksvõtt

Alustamine oli kiire. Meeskond sai peamised funktsioonid selgeks minutitega ning ulatuslikku koolitust ei olnud vaja. Thea Leimanni sõnul said töötajad süsteemi käppa juba esimesel päeval, paljud mõistsid intuitiivse kasutajaliidese tõttu iseseisvalt, mida ja kuidas teha.

"Kasutusele võtmine oli üllatavalt lihtne. Juba paari minutiga olid põhilised asjad selged. Süsteem on loogiline ja ei nõudnud pikka harjumisperioodi."

"Töötajad said väga kiiresti hakkama juba esimese päevaga. Süsteem on nii loogiline, et paljud said iseseisvalt aru, mida teha."

Kuidas SilverWise igapäevaselt töötab

Täna on SilverWise üks korrastatud süsteem elanike toimikutele, hooldusplaanidele ja hoolduspäevikutele. Info ei ole enam pooleldi paberil ja pooleldi Excelis. Kõik luuakse, uuendatakse ja leitakse ühest kohast.

See vähendab tarbetut "üle toksimist" ja teeb nõuded (nt tõstukiga tõstmise kohustus) töövoo sees selgelt nähtavaks, et meeskond saaks keskenduda inimestele, mitte paberile.

Mis muutus

Suurim muutus on selgus. Ühes süsteemis töötades ei pea enam muretsema üle kirjutatud või kadunud failide pärast, ning juhid ei kuluta aega selle kontrollimisele, kas dokument üldse olemas on ja kus see paikneb.

Töövood on lihtsamad, ülevaade parem ning dokumenteerimine tekitab vähem pinget.

Miks see töötas

• Hooldustiimile loodud lahendus: selged töövood ilma kontorikeskse keerukuseta.
• Intuitiivne kasutus: meeskond kasutas juba esimesel päeval.
• Üks pidepunkt: paber, Excel ja kaustad koondati ühte süsteemi.

Lemmikaspektid

• Koondatud elanike toimikud ja plaanid, mis kaotavad dubleerimise ja otsimise.
• Intuitiivsed igapäevased töövood, mis vähendavad üleliigset toksimist ja vigu.
• Kindlus, et süsteemis on alati viimane versioon ei mingit ülekirjutamist ega kadumisi.

Soovitus

"Absoluutselt soovitan Silverwise'i kõigile hooldekodudele ja olen juba ka teistele soovitanud. See teeb igapäevase töö palju lihtsamaks ja tõhusamaks."

Kui soovid asendada hajali failid ühtse, usaldusväärse hoolduskeskusega, broneeri demo SilverWise'i tutvustuseks.