De archivos perdidos a un único punto de referencia: Pärna Pansionaat unifica el cuidado diario con SilverWise

En Pärna Pansionaat, la directora del centro, Thea Leimann, lidera a un equipo que necesita un acceso rápido y fiable a la información de cada residente. Antes de SilverWise, eso era un reto diario.

Los archivos se sobrescribían o desaparecían, los documentos estaban repartidos en demasiados sitios y el personal tenía que perseguir papeles, hojas de Excel y notas escritas a mano en distintas carpetas.

“Antes de usar SilverWise, teníamos constantemente problemas con archivos que se sobrescribían o desaparecían por completo. Los documentos estaban por todas partes y era difícil gestionarlo todo. Ahora todo está en un solo lugar, y la confusión ha desaparecido.”

El desafío

El equipo de Thea dependía de un mosaico de diarios de cuidados en papel, planes de cuidados impresos, ficheros de Excel y carpetas separadas por residente, “uno en esta carpeta y otro en aquella”.

Esa fragmentación dificultaba saber si la información estaba al día y hacía aún más complicado encontrarla cuando se necesitaba. Para el personal de primera línea esto se traducía en más tiempo buscando documentos y menos tiempo con los residentes.

SilverWise también puso de relieve la necesidad de flujos de trabajo claros y accionables. Por ejemplo, requisitos como las transferencias con grúa debían ser visibles en el lugar y el momento adecuados, dentro del flujo de trabajo, para que el personal no tuviera que “volver a teclear” las rutinas diarias ni enfrentarse a la complejidad de herramientas pensadas para oficina. La clave era la sencillez.

Por qué eligieron SilverWise

Pärna Pansionaat evaluó otras soluciones, pero muchas estaban pensadas sobre todo para personal de oficina, no para equipos asistenciales. SilverWise se impuso porque está diseñado para el uso en primera línea: es fácil de aprender, sencillo de navegar y cómodo incluso para quienes tienen habilidades informáticas limitadas.

“Elegimos SilverWise porque es fácil de usar y muy intuitivo. Probamos otras opciones de software, pero encajaban mejor en un entorno de oficina. SilverWise destacó por su sencillez; incluso el personal con poca experiencia en informática pudo utilizarlo sin problemas.”

Implantación y adopción

Empezar fue rápido. El equipo entendió lo esencial en cuestión de minutos y no necesitó una formación extensa. Thea cuenta que el personal utilizaba la plataforma con confianza desde el primer día, y que muchos entendieron por sí mismos qué debían hacer gracias a la interfaz intuitiva.

“Ponerlo en marcha fue sorprendentemente fácil; en pocos minutos ya entendíamos las funciones principales. El sistema es intuitivo y no requiere una larga curva de aprendizaje.”

“El personal lo asimiló muy rápido, ya desde el primer día. El sistema es tan intuitivo que muchos comprendieron por sí solos qué debían hacer.”

Cómo se utiliza SilverWise en el día a día

Hoy SilverWise es el único centro organizado para los historiales, planes de cuidados y diarios de cuidados de los residentes. En lugar de dividir la información entre papel y hojas de cálculo, todo se crea, actualiza y consulta en un mismo lugar.

Esto reduce el “volver a escribir” manual de las rutinas diarias y aclara los requisitos operativos, de modo que el equipo pueda centrarse en las personas y no en los documentos.

Qué cambió

El mayor cambio es la claridad. Con un único sistema, el personal ya no se preocupa por archivos sobrescritos o perdidos, y los responsables no pierden tiempo comprobando si un registro existe o dónde está guardado.

Thea destaca que los flujos de trabajo son ahora más sencillos, la supervisión más fácil y el estrés general en torno a la documentación ha disminuido.

Por qué funcionó

• Diseñado para equipos asistenciales: flujos de trabajo guiados y sencillos en lugar de herramientas complejas pensadas para oficina.
• Experiencia de usuario intuitiva: curva de aprendizaje de “muéstralo una vez”, con personal productivo desde el primer día.
• Una única fuente de verdad: papel, Excel y carpetas dispersas unificados en un solo sistema.

Aspectos favoritos

• Historias y planes de residentes centralizados, que eliminan duplicidades y búsquedas innecesarias.
• Flujos diarios intuitivos que reducen la escritura repetitiva y los errores.
• La tranquilidad de saber que lo que está en el sistema es siempre la última versión, sin sobrescrituras ni archivos perdidos.

Recomendación

“Recomiendo absolutamente SilverWise a todos los centros de cuidados, y ya lo he recomendado a otros. Hace que el trabajo diario sea mucho más fácil y eficiente.”

Si quieres sustituir los archivos dispersos por un único sistema fiable para la gestión del cuidado, reserva una breve demostración de SilverWise.