Från förlorade filer till en gemensam utgångspunkt: Pärna Pansionaat samlar den dagliga omsorgen i ett system med SilverWise

Hur Pärna Pansionaat gjorde sig av med överskrivna och försvunna filer genom att samla pappersjournaler, Excelfiler och boendepärmar i ett enda pålitligt system som vårdpersonalen tryggt kan arbeta i.

På Pärna Pansionaat ansvarar föreståndaren Le Hussar för att teamets arbete flyter på varje dag. Innan SilverWise togs i bruk var detta en ständig utmaning: filer skrevs över eller försvann, dokument låg utspridda på många olika platser och personalen fick jaga papper, Excelfiler och handskrivna anteckningar i olika mappar. Idag finns allt viktigt samlat i ett system och förvirringen är borta.

”Innan vi började använda SilverWise stötte vi hela tiden på problem med filer som skrevs över eller försvann helt. Dokumenten låg överallt och det var svårt att hålla ordning på allt. Nu finns allting på ett ställe, och röran är borta.”

Utmaningen

Teamet förlitade sig på ett föråldrat arbetssätt: omvårdnadsjournaler och vårdplaner på papper, boendeinformation i separata pärmar, en del i Excel, annat på lösa blad. ”En sak i den här pärmen, en annan i den där.”

Denna splittring gjorde det oklart om informationen var aktuell och tidskrävande att hitta. För vårdpersonalen innebar det mindre tid med de boende och mer tid på att leta efter dokument.

SilverWise gjorde också behovet av tydliga, handlingsbara arbetsflöden uppenbart. Till exempel måste krav som lyft med personlyft vara synliga för personalen vid rätt tillfälle, på rätt plats i arbetsflödet, utan att dagliga rutiner behöver skrivas om eller anpassas manuellt. Enkelhet är avgörande.

Varför de valde SilverWise

Pärna Pansionaat testade flera andra lösningar, men de flesta var mer anpassade för kontorspersonal än för vårdteam. SilverWise vann eftersom det är utformat för just personalen nära de boende: lätt att lära sig, enkelt att navigera i och bekvämt att använda även för dem med begränsade IT-kunskaper.

”Vi valde SilverWise för att det är lätt att använda och användarvänligt. Vi provade andra program också, men de passade bättre för kontorsmiljöer. SilverWise stack ut genom sin enkelhet – även personal med begränsad datorvana kan använda det utan problem.”

Införande och användning

Starten gick snabbt. Teamet förstod grunderna på bara några minuter och behövde ingen omfattande utbildning. Enligt Thea använde personalen plattformen självsäkert redan första dagen, och många förstod själva vad de skulle göra tack vare det intuitiva gränssnittet.

”Att komma igång var förvånansvärt enkelt – på bara några minuter hade vi greppat huvudfunktionerna. Systemet är intuitivt och kräver ingen lång inkörningsperiod.”

”Personalen kom snabbt in i systemet, redan under första dagen. Det är så intuitivt att många förstod på egen hand hur de skulle arbeta i det.”

Hur SilverWise används i vardagen

Idag är SilverWise en samlad, strukturerad navpunkt för boendedokumentation, vårdplaner och omvårdnadsjournaler. I stället för att sprida informationen mellan papper och kalkylblad skapas, uppdateras och hittas allt på ett och samma ställe.

Det minskar onödigt “omskrivande” av dagliga rutiner och gör praktiska krav tydliga, så att teamet kan fokusera på de boende i stället för på dokument.

Vad som förändrades

Den största förändringen är tydlighet. Med ett enda system behöver personalen inte längre oroa sig för filer som skrivs över eller försvinner, och cheferna slipper lägga tid på att kontrollera om dokument ens finns och var de ligger.

Thea berättar att arbetsflödena nu är enklare, uppföljningen lättare och den allmänna stressen kring dokumentation har minskat.

Varför det fungerade

Utvecklat för vårdteam: enkla, guidande arbetsflöden i stället för tunga kontorsverktyg.
Intuitivt användargränssnitt: ”visa en gång”-nivå på upplärningen, personalen var produktiv redan första dagen.
En enda sanningskälla: papper, Excel och spridda pärmar samlade i ett gemensamt system.

Favoritdelar

Centraliserade boendeakter och planer som eliminerar dubbelarbete och tidsödande sökningar.
Intuitiva vardagsflöden som minskar onödigt skrivande och fel.
Tryggheten i att veta att systemet alltid innehåller den senaste versionen – inga fler överskrivna eller borttappade filer.

Rekommendation

”Jag rekommenderar verkligen SilverWise till alla vårdhem och har redan tipsat andra. Det gör det dagliga arbetet mycket enklare och mer effektivt.”

Om du vill ersätta spridda dokument med en enda pålitlig navpunkt för all omvårdnadsinformation, boka en kort genomgång av SilverWise.