Kadonneista tiedostoista yhteen tukipisteeseen: Pärna Pansionaat kokoaa päivittäisen hoidon yhteen järjestelmään SilverWisen avulla

Pärna Pansionaadissa hoivakodin johtaja Le Hussar vastaa siitä, että tiimin työ sujuu joka päivä. Ennen SilverWisea tämä oli jatkuva kompastuskivi: tiedostoja kirjoitettiin vahingossa päälle tai ne katosivat kokonaan, asiakirjat olivat hajallaan eri paikoissa ja työntekijöiden piti etsiä papereita, Exceltiedostoja ja käsinkirjoitettuja lappuja eri kansioista. Nykyään kaikki olennainen löytyy yhdestä järjestelmästä ja sekaannus on poistunut.

”Ennen SilverWisea törmäsimme jatkuvasti ongelmiin, kun tiedostoja ylikirjoitettiin tai ne katosivat kokonaan. Asiakirjat olivat joka puolella ja kokonaisuuden hallinta oli hankalaa. Nyt kaikki on yhdessä paikassa ja epäselvyys on poissa.”

Haaste

Tiimi tukeutui vanhentuneeseen järjestelmään: hoitopäiväkirjat ja hoitosuunnitelmat olivat paperilla, asukastiedot omissa kansioissaan, osa tiedoista Excelissä ja osa käsin kirjoitettuna. ”Yksi yhdessä kansiossa, toinen toisessa.”

Tällainen hajanaisuus tarkoitti, että tiedon ajantasaisuus oli epäselvää ja etsiminen vei paljon aikaa. Hoitohenkilökunnalle tämä merkitsi vähemmän aikaa asukkaiden kanssa ja enemmän aikaa paperien ja tiedostojen etsimiseen.

SilverWise toi samalla näkyväksi tarpeen selkeille, toimintaa tukeville työvirroille. Esimerkiksi vaatimukset, kuten nosturin käyttö siirtotilanteissa, pitäisi olla hoitajan nähtävissä oikeassa kohdassa työvirtaa ilman, että päivittäisiä rutiineja täytyy muokata asiakkaan tietoja etsimällä. Avain on yksinkertaisuudessa.

Miksi he valitsivat SilverWisen

Pärna Pansionaat testasi muitakin ratkaisuja, mutta ne sopivat paremmin niille, joilla on vahvempi IT-osaaminen. SilverWise erottui edukseen, koska se on suunniteltu hoivatiimeille: helppo oppia, helppo käyttää ja mukava myös niille, joiden tietotekniset taidot eivät ole vahvat.

”Päädyimme SilverWiseen, koska se on yksinkertainen ja käyttäjäystävällinen. Testasimme myös muita ohjelmistoja, mutta ne olivat enemmän toimistotyön tekijöille kuin hoitajille. SilverWise erottui juuri yksinkertaisuudellaan – sitä voivat käyttää sujuvasti myös ne, joilla ei ole vahvaa IT-taustaa.”

Käyttöönotto ja omaksuminen

Alkuun pääseminen oli nopeaa. Tiimi oppi tärkeimmät toiminnot minuuteissa, eikä laajaa koulutusta tarvittu. Thea Leimannin mukaan työntekijät ottivat järjestelmän haltuun jo ensimmäisen päivän aikana, ja moni ymmärsi intuitiivisen käyttöliittymän ansiosta itse, mitä ja miten tehdä.

”Käyttöönotto oli yllättävän helppoa. Jo muutamassa minuutissa perusasiat olivat selvillä. Järjestelmä on looginen eikä vaatinut pitkää totuttelujaksoa.”

”Työntekijät omaksuivat järjestelmän hyvin nopeasti, jo ensimmäisen päivän aikana. Se on niin selkeä, että moni ymmärsi itsenäisesti, mitä pitää tehdä.”

Kuinka SilverWise tukee arkea

Nykyään SilverWise toimii yhtenä selkeänä järjestelmänä asukastiedoille, hoitosuunnitelmille ja hoitopäiväkirjoille. Tiedot eivät ole enää puoliksi paperilla ja puoliksi Excelissä – kaikki luodaan, päivitetään ja löydetään yhdestä paikasta.

Tämä vähentää turhaa ”ylikirjoittamista” ja tekee vaatimuksista (kuten nosturin käyttövelvoite) selkeästi näkyviä itse työvirran sisällä, jolloin tiimi voi keskittyä ihmisiin, ei paperityöhön.

Mitä muuttui

Suurin muutos on selkeys. Yhdessä järjestelmässä työskennellessä ei tarvitse enää pelätä, että tiedosto ylikirjoitetaan tai katoaa, eikä johdon tarvitse käyttää aikaa sen varmistamiseen, onko jokin asiakirja olemassa ja missä se sijaitsee.

Työvirrat ovat yksinkertaisempia, kokonaiskuva selkeämpi ja dokumentointi aiheuttaa vähemmän kuormitusta.

Miksi tämä toimi

• Hoivatiimille suunniteltu ratkaisu: selkeät työvirrat ilman toimistokeskeistä monimutkaisuutta.
• Intuitiivinen käyttö: tiimi pystyi työskentelemään järjestelmässä jo ensimmäisenä päivänä.
• Yksi jatkuva tukipiste: paperi, Excel ja kansiot koottiin yhteen järjestelmään.

Lemppariaspektit

• Koostetut asukaskansiot ja suunnitelmat, jotka poistavat päällekkäisen työn ja turhan etsimisen.
• Intuitiiviset päivittäiset työvirrat, jotka vähentävät ylimääräistä näpyttelyä ja virheitä.
• Varmuus siitä, että järjestelmässä on aina uusin versio – ei enää ylikirjoituksia tai katoavia tiedostoja.

Suositus

”Suosittelen SilverWisea lämpimästi kaikille hoivakodeille, ja olen jo suositellut sitä muillekin. Se tekee päivittäisestä työstä paljon helpompaa ja tehokkaampaa.”

Jos haluat korvata hajallaan olevat tiedostot yhdellä luotettavalla hoidonhallintajärjestelmällä, varaa lyhyt SilverWise-esittely.